قبل أشهر معدودة، أطلقت بلدية البيرة مشروعًا لأرشفة وثائقها وسجلاتها، في خطوة تستحق الاهتمام، ليس باعتبارها مشروعًا تقنيًا فحسب، بل بوصفها استثمارًا في الذاكرة المؤسسية للمدينة، وحمايةً لوثائقها، وصونًا لحقوق مواطنيها.
بدأ المشروع بتشكيل طاقم من خلفيات وظيفية ومهنية متفاوتة، فمنهم أصحاب الخبرة في العمل الأرشيفي، ومنهم موظفون في مواقع إدارية وإشرافية وخدمات مساندة، وآخرون التحقوا بالمشروع بموجب عقود عمل، وبعضهم جرى استقطابه خصيصًا للمساهمة في تنفيذه.
ولا انتقاص هنا من أحد، فلكل موظف دوره وجهده الذي يستحق الاحترام، لكن من الضروري التمييز بين الاستثمار في الكوادر المتاحة وبين إسناد مسؤوليات تخصصية إليها دون ضمان الإشراف المهني الكافي. فالأرشفة ليست مهمة إدارية عابرة، ولا مجرد فرصة تشغيل مؤقتة، إنها مهنة لها أصولها ومعاييرها ومسؤولياتها.
انطلق العمل من إعداد الخطة واعتماد الدليل الإجرائي، مرورًا بتحضير الملفات وفرزها وتعشيبها، وتقييم حالتها المادية وتحديد احتياجاتها من التنظيف والتعقيم عند الضرورة، والصيانة والترميم، وصولًا إلى المسح الضوئي بمختلف أحجامه، ثم الرقمنة وتنظيم البيانات.
وهي مراحل لا تحتمل الارتجال، خصوصًا عند التعامل مع وثائق أصلية قد لا تتوافر منها نسخ بديلة.
وما إن بدأ الطاقم يتلمس خطواته الأولى في مشروع بهذا الحجم، حتى برزت الأزمة المالية وضرورات تقليص النفقات التشغيلية، وما رافقها من قرارات أثّرت في استمرار بعض المتعاقدين.
وهنا يبدأ السؤال الحقيقي: هل كانت هناك دراسة مالية وتشغيلية تضمن استمرارية المشروع قبل إطلاقه؟ وهل وُضعت خطة بديلة للتعامل مع أي عجز محتمل؟ وكيف تُتخذ قرارات تقليص الكفاءات قبل اتضاح أثرها على استكمال المشروع؟
لا أحد ينكر حق البلدية في ضبط نفقاتها، خصوصًا في ظل الظروف المالية الصعبة التي تواجه المؤسسات المحلية. لكن إدارة الأزمات لا تكون بالضرورة بتقليص الخبرات، ولا ينبغي أن تتحول المعالجة المالية إلى مخاطرة بمستقبل مشروع استراتيجي.
ثم إن الأرشفة لا تنتهي بمجرد تحويل الورق إلى صور رقمية!
فما بعد المسح الضوئي لا يقل أهمية عما قبله؛ هناك الوصف الأرشيفي والفهرسة، وضبط جودة الملفات والبيانات، وإدارة الصلاحيات، وإتاحة الوثائق للدوائر والمهندسين، وربطها بالأنظمة، وضمان أمن المعلومات والنسخ الاحتياطي والحفظ الرقمي طويل الأمد.
أما اعتبار التدريب الأولي كافيًا لاستكمال المشروع دون إشراف تخصصي مستمر، فيستدعي سؤالًا مهنيًا: من يقيّم جاهزية الطاقم؟ وهل تُقاس الكفاءة بعدد أيام التدريب، أم بجودة المخرجات والقدرة على معالجة المشكلات؟
وإذا كانت المراحل المقبلة ستحتاج إلى مبرمج خارجي ومستشار لفهم منطق المنظومة الأرشيفية وآلية عملها، فلماذا لا تكون هذه المعرفة جزءًا من خطة مستمرة منذ البداية؟ ولماذا يُنظر إلى الخبرة التخصصية وكأنها عبء مالي يمكن الاستغناء عنه، ثم العودة إليها عند الحاجة؟
يقول المثل الشعبي:«أعطِ الخبز لخبّازه ولو أكل نصفه».فالتخصص ليس ترفًا، وحسن استثمار الخبرات قد يكون أقل كلفة من معالجة الأخطاء لاحقًا.
إدارة الكوارث... ماذا لو وقع ما لا يُحمد عقباه؟
إذا كانت الرقمنة تهدف إلى حماية الوثائق وضمان استمرارية الوصول إليها، فإن إدارة مخاطر الكوارث تمثل أحد أهم شروط نجاح المشروع.
فالحرائق، وتسرب المياه، والرطوبة، والعفن، والأعطال الكهربائية، وفقدان البيانات، ليست احتمالات يجوز تجاهلها عند التخطيط لأرشيف مؤسسي.
لكن ما يستحق التوقف عنده هو عدم توفير جهاز مخصص للتعقيم ضمن تجهيزات المشروع، والأهم من ذلك المعلومات المتعلقة بإغلاق باب كان محددًا مخرجًا للطوارئ واستبداله بجدار.
وهنا تتجاوز الأسئلة حدود العمل الأرشيفي لتصل إلى سلامة العاملين والمقتنيات:
هل كان الباب مخرجًا معتمدًا ضمن خطة الإخلاء؟ وإذا كان كذلك، فمن أجاز إغلاقه؟ وهل خضع هذا التعديل لتقييم متخصص في السلامة؟ وأين المخرج البديل الذي يضمن الإخلاء الآمن عند وقوع حريق أو أي طارئ؟
أما عدم توفير جهاز التعقيم، فيثير سؤالًا بشأن تقييم احتياجات المعالجة الوقائية للوثائق: هل دُرست الحاجة الفعلية إليه، أم جرى استبعاده دون تقييم متخصص؟ فالتعقيم ليس إجراءً روتينيًا لكل وثيقة، بل معالجة تُحدد ضرورتها وطريقتها وفق حالتها.
وهل توجد أصلًا خطة مكتوبة لإدارة الكوارث، تحدد مسؤوليات التدخل، وأولويات الإنقاذ، وآليات حماية الوثائق الورقية والرقمية؟
فكيف نخطط لإنقاذ الوثائق في حالات الطوارئ، إن لم نتحقق أولًا من سلامة مسارات إخلاء الأشخاص؟
إن هذه المسائل تستدعي مراجعة فنية واضحة من الجهات المختصة، لا سيما أن سلامة العاملين لا تقل أهمية عن سلامة الأرشيف الذي يعملون على حمايته.
فالكارثة لا تنتظر اكتمال الموازنة، والخطأ في إجراءات السلامة قد تكون كلفته أكبر بكثير من أي مبلغ جرى توفيره.
بين تجميل المدينة وحماية ذاكرتها... أين الأولويات؟
وفي سياق الحديث عن الأزمة المالية، يبرز تساؤل آخر لا يقل أهمية.
ففي الوقت الذي تُطرح فيه الحاجة إلى تقليص نفقات مشروع أرشيفي، تشهد المدينة أعمالًا تتعلق بالهوية البصرية واللافتات والجداريات، ومنها ما نُفّذ في محيط دوار سردا مثلآ، إلى جانب ما يُثار بشأن نفقات لتغيير الشعار الخاص بالبلدية.
ولا خلاف على أهمية تجميل المدينة والاعتناء بمظهرها الحضري، لكن هل تتقدم هذه الأعمال في سلم الأولويات على حماية وثائق المدينة وسجلاتها؟ وكيف تُحدد أولويات الإنفاق عندما تكون الموارد محدودة؟
وقد تكون لهذه الأعمال مخصصات مستقلة أو تمويلات لا يمكن تحويلها إلى مشاريع أخرى، ولذلك فإن توضيح مصادر تمويلها أمر ضروري.
لكن السؤال الأوسع يبقى قائمًا: هل تُقاس أولوية المشروع بسرعة ظهور نتائجه أمام الناس، أم بقيمته المؤسسية وأثره طويل الأمد؟
فالشعار يمنح المؤسسة هوية بصرية، والجدارية تُجمّل المكان، أما الأرشيف فيحفظ هوية المدينة وتاريخها وحقوق أهلها.
بين قانونية القرار ومهنيّة تنفيذه
وما يستحق التوقف عنده أيضًا أسلوب إنهاء بعض التعاقدات. فمن حيث المبدأ، قد يكون فسخ العقد جائزًا وفق أحكامه وشروطه، لكن ثمة فرقًا بين مشروعية القرار والطريقة التي يُنفّذ بها.
فالإدارة المهنية لا تُقاس بسلامة الإجراءات القانونية وحدها، بل بوضوح التواصل، واحترام العاملين، وحسن إدارة الانتقال، والمحافظة على المعرفة والخبرات التي اكتسبها المشروع.
فهل دُرست تبعات إنهاء التعاقدات على سير العمل؟ وهل وُضعت ترتيبات مهنية لنقل المعرفة وضمان استمرارية التنفيذ؟
ومن الإنصاف هنا الإشارة إلى ما لمسته من أخلاق رفيعة وتعاون واحترام لدى عدد من موظفي البلدية القدامى. فهؤلاء ليسوا موضع النقد، بل إن حرصهم على مؤسستهم يستحق التقدير، ولا يصح تحميلهم مسؤولية قرارات التخطيط والميزانيات وتوزيع الاختصاصات.
وثمة مسألة أخرى تتعلق بحماية التراث الوثائقي للمدينة، فقد أثارت ظروف حفظ بعض المخطوطات التاريخية عالية القيمة في مكتبة البيرة العامة لديّ تساؤلات بشأن مدى ملاءمة بيئة الحفظ لهذا النوع من المقتنيات.
فهل جرى تقييم حالتها؟ وهل توجد خطة لحصرها وصيانتها وترميم ما يحتاج منها إلى تدخل متخصص؟ ومن المسؤول عن متابعة ظروف حفظها؟
فالوثيقة التي نفقدها قد لا نستطيع تعويضها، والمخطوطة التي تتضرر ليست مجرد ورق قديم؛ إنها صفحة من تاريخ المدينة وذاكرتها.
أسئلة تستحق الإجابة... لا المجاملة
من يقيّم سير المشروع ومخرجاته؟ وعلى أي أسس مهنية ومالية تُتخذ القرارات المتعلقة باستمراره؟ وما المعايير المعتمدة لتحديد احتياجاته من الكفاءات؟
وهل توجد خطة موثقة لاستكمال مراحله، وضمان جودة مخرجاته، وإدارة مخاطره، واستدامة النظام الأرشيفي بعد انتهاء العمل؟
ومن يتحمل مسؤولية النتائج إذا ثبت لاحقًا أن قرارات تقليص النفقات أو ترتيبات السلامة أثّرت في جودة المشروع أو سلامة العاملين والمقتنيات؟
هذه الأسئلة ليست اتهامات، ولا تشكيكًا في النوايا، بل أسئلة تتصل بالمساءلة المهنية وحسن إدارة الموارد العامة، وتستحق إجابات واضحة تستند إلى الخطط والوثائق والنتائج.
إن الخشية الحقيقية ليست من تأخر المشروع بضعة أشهر، بل من أن يُختزل مشروع مؤسسي طويل الأمد في إنجازات مرحلية، ثم يُعلن نجاحه قبل استكمال مقومات استدامته.
بلدية البيرة مؤسسة عريقة، وأرشيفها ليس ملكًا لإدارة بعينها، ولا لفريق عمل مؤقت، بل هو ذاكرة مدينة وحق للأجيال القادمة.
والمطلوب ليس الإبقاء على عقود لمجرد الإبقاء عليها، ولا الإنفاق دون حساب، وإنما وجود رؤية متكاملة تحدد ما يحتاجه المشروع فعلًا، وما يمكن تنفيذه بالإمكانات المتاحة، وما لا يجوز التضحية به تحت أي ظرف.
وفي النهاية، يبقى السؤال الأهم:
هل نريد إنجاز مشروع أرشفة يتعثر بانتهاء موازنته، أم بناء منظومة أرشيفية مؤسسية تحفظ ذاكرة البيرة لعقود قادمة؟
فالفرق بين الاثنين ليس في عدد الملفات التي جرى مسحها ضوئيًا، بل في جودة التخطيط، ورصانة القرارات، واحترام التخصص، وسلامة بيئة العمل، والقدرة على حماية ما أُنجز وضمان استمراره.
وقبل الاحتفاء بما أُنجز، من حق المدينة أن تعرف: ما الذي سيبقى من هذا المشروع بعد سنوات، ومن يضمن سلامته واستمراره؟
فالمدن قد تعوّض ما تخسره من المال، لكنها لا تستطيع دائمًا استعادة ما تفقده من تاريخها.
والذاكرة المؤسسية لا تحتمل أن نتعلم إدارتها بالتجربة والخطأ.
*باحثة ومختصة في الأرشفة والرقمنة وحفظ التراث الوثائقي.